Como cadastrar um contato

Nem todo contato chega pela prospecção. Uma indicação, um telefonema, um cartão que alguém deixou no balcão — quando o dado vem de fora, é você quem coloca a pessoa na base, e o lugar disso é a tela Contatos.

Vale a pena caprichar aqui, porque o contato é o começo de tudo o que vem depois: é dele que sai o negócio no funil, é ele que aparece na conversa do WhatsApp e é ele que a busca vai encontrar daqui a três meses.

Passo a passo

Passo 1 — Abra a lista de contatos

Entre no módulo Vendas e, no menu lateral, clique em Contatos. O botão Novo contato fica no alto, à direita da barra de filtros.

Passo 2 — Escolha o tipo de contato

O botão não abre um formulário direto. Abre a janela Adicionar contato, com a pergunta "Qual tipo de contato você quer cadastrar?" e quatro caminhos.

Escolha pelo dado que você tem na mão:

WhatsApp — você tem o número. Instagram — você tem o perfil. E-mail — você tem o endereço. Empresa Local — é um estabelecimento, não uma pessoa.

Essa escolha não é só cosmética: ela vira a origem do contato, que é a mesma divisão das abas da lista (Todos, WhatsApp, Instagram, E-mails, Empresas Locais). Cadastrando como WhatsApp, é na aba WhatsApp que ele vai estar depois. E cada tipo pede um dado obrigatório diferente — o que você escolhe aqui decide o que o formulário vai cobrar.

Passo 3 — Preencha o formulário

O caminho mais comum é o de WhatsApp, e é ele que aparece abaixo. Os outros três estão no fim deste artigo.

Nome — como a pessoa vai aparecer na lista, no cartão do funil e na conversa. Não tem asterisco, mas é o que vai fazer você reconhecer o contato daqui a um mês.

WhatsApp — o obrigatório. Escolha o país no seletor ao lado (são onze, de 🇧🇷 +55 a 🌐 Outro) e digite só o número, sem o +55 — a própria linha de apoio embaixo do campo avisa isso. Conforme você digita, o campo formata sozinho, um ✓ verde aparece no fim e a linha de apoio troca de recado para mostrar exatamente o que vai ser gravado: Será salvo como +55 47998765432. Confira essa linha antes de seguir; é ela que denuncia um DDD digitado errado.

Status CRM — em que ponto essa pessoa está. Já vem em 🆕 Novo, e as outras opções são 📞 Em atendimento, 📅 Visita agendada, 📄 Proposta em análise, 🔑 Fechado, 😐 Desistiu e ❌ Contato inválido. Se o contato já chega quente, mude aqui e você economiza uma edição depois.

Responsável — quem cuida dessa pessoa. A sua conta aparece na lista com (eu) do lado, e Sem responsável também é uma escolha válida. Deixando sem, o contato entra na base sem dono — e some das listas de quem filtra a própria carteira por responsável, até alguém assumir.

Notas CRM — o contexto que não cabe em nenhum campo: quem indicou, o que a pessoa pediu, o prazo que ela deu.

Passo 4 — Clique em Criar contato

A confirmação vem por uma mensagem verde: "Contato criado com sucesso". A janela fecha e a lista já se atualiza atrás dela.

Duas coisas podem segurar você aqui, e nas duas a janela continua aberta com tudo o que você digitou:

sem o número, aparece "Número de WhatsApp é obrigatório";
com um número que já está na base, aparece "Já existe um contato com este número de WhatsApp." e nada é criado.

Resultado

O contato novo entra no topo da lista, com o selo da origem que você escolheu, o Status CRM que você definiu e o responsável no lugar.

A contagem no alto da tela sobe, e a aba da origem sobe junto. As colunas que dependem de dados que você não tinha ficam vazias — cidade com um traço, score em 0 e atributos em branco. Isso é esperado num cadastro feito na mão: elas se preenchem quando o contato passa a interagir.

Do ⋯ na linha dele você já consegue seguir adiante: Abrir contato, Editar, Iniciar negócio, Alterar status, Atribuir responsável e Excluir.

Os outros três tipos

Instagram abre a janela Novo Lead Instagram, e é a mais longa das quatro. O obrigatório é o Username; junto com ele cabem nome completo, biografia, URL do perfil, link externo, números de WhatsApp e links separados por vírgula, score de revendedor, seguidores, cidade e estado. O botão do rodapé é Criar Lead.

E-mail abre Novo contato de E-mail. O obrigatório é o E-mail; o WhatsApp fica opcional e o resto é igual ao formulário de WhatsApp — nome, status, responsável e notas.

Empresa Local abre Nova Empresa Local, e é a única que não cadastra uma pessoa. O obrigatório é o Nome da empresa; depois vêm categoria, endereço, telefone, e-mail, website, link do Google Maps, status e observações. O botão é Criar Empresa.

Dúvidas comuns

"Preciso digitar o +55?" Não. Escolha o país no seletor e digite só o número. A linha embaixo do campo mostra como ele vai ser gravado — é ali que você confere.

"O aviso de duplicata apareceu enquanto eu digitava." Isso acontece antes de salvar, assim que o número bate com alguém que já está na base: "Possível duplicata: 1 registro(s) com este telefone.", seguido do contato que deu match e do link Revisar e fundir →. Vale parar e olhar — cadastrar de novo alguém que já existe é o jeito mais rápido de acabar com dois históricos da mesma pessoa.

"Cadastrei e agora quero colocar essa pessoa no funil." No ⋯ da linha dela, use Iniciar negócio. O caminho inteiro está em Como iniciar um negócio no funil.

"Errei alguma coisa no cadastro." No ⋯ da linha, escolha Editar — o caminho completo está em Como editar um contato. Para tirar o contato da base de vez, use Excluir: ele pede confirmação e avisa que a ação não pode ser desfeita (Como excluir contatos).

"Onde esse contato foi parar?" Na aba da origem que você escolheu, e também na aba Todos. Para achá-lo depois, veja Como localizar e filtrar contatos.