Respostas rápidas: o texto pronto que você chama com uma barra

Toda equipe de atendimento repete as mesmas mensagens: o horário, a lista de documentos, a confirmação de visita. As respostas rápidas guardam esses textos com um atalho, e no meio da conversa você chama cada um digitando uma barra — sem sair do chat e sem copiar de um bloco de notas.

Passo a passo

Passo 1 — Abra a lista

Entre no módulo Automações e, no menu lateral, clique em Respostas Rápidas.

Cada linha mostra o atalho, o título e o texto completo. À direita ficam o lápis, para editar, e o ícone de excluir.

Passo 2 — Crie uma resposta

Clique em Nova resposta.

São quatro campos, e cada um tem um papel diferente:

Atalho — o nome curto que você vai digitar no chat. Escreva sem espaço e pense em como a pessoa apressada vai lembrar dele: visita é melhor que confirmacaodevisita.

Título — o nome que aparece na lista de sugestões, dentro da conversa. É por ele que quem está atendendo reconhece a resposta certa, então prefira o que a mensagem resolve ("Documentos para financiamento") ao que ela é ("Texto 3").

Conteúdo — a mensagem que vai para o cliente, inteira. Ela é inserida como está: se terminar sem uma pergunta, a conversa termina ali.

Departamento (opcional) — começa em Todos, que deixa a resposta à disposição da equipe inteira. Escolher um departamento vincula a resposta àquela área, e é o que separa os textos de Comercial dos de Suporte quando os dois têm mensagens com o mesmo nome.

Clique em Salvar.

Passo 3 — Use no meio da conversa

No Atendimento, abra uma conversa e, no campo de mensagem, digite / seguido das primeiras letras do atalho.

A lista Respostas rápidas aparece acima do campo e vai filtrando conforme você digita. Ao escolher, o atalho que você digitou é substituído pelo texto completo, dentro do campo — nada é enviado ainda. Aproveite: acrescente o nome do cliente, o endereço do imóvel, o horário combinado. É isso que separa uma resposta pronta de um robô.

Passo 4 — Ajuste ou remova

Na lista, o lápis reabre a mesma janela, agora como Editar resposta rápida. O ícone de excluir remove a resposta.

Resultado

O texto vai para o cliente escrito por inteiro, igual toda vez, no tempo de digitar três letras. E quando a informação muda — o horário de sábado, um documento a mais na lista —, você corrige em um lugar só e a equipe inteira passa a mandar a versão nova.

Dúvidas comuns

"Digitei a barra e não apareceu nada." Continue digitando: a lista filtra pelo que vem depois da barra — com /hor já aparece a de horário. Se a resposta que você procura não surgir, confira na lista de Respostas Rápidas como o atalho dela foi escrito.

"Posso mudar o texto antes de enviar?" Pode, e vale a pena. A resposta é inserida no campo como rascunho — nada é enviado enquanto você não mandar.

"Duas áreas precisam do mesmo atalho com textos diferentes." Cadastre uma resposta para cada uma e use o campo Departamento para vincular cada texto à sua área.

"Qual a diferença entre resposta rápida e chatbot?" A resposta rápida é digitada por uma pessoa, no meio de um atendimento humano. O chatbot responde sozinho, sem ninguém do outro lado.