Como conduzir um processo etapa por etapa

Conduzir um processo é resolver o que a etapa atual pede e passá-la adiante. A tela do processo mostra o que falta, quem é o responsável, o prazo e para onde o processo pode seguir. O botão Concluir etapa só libera quando os requisitos obrigatórios estão resolvidos.

Os exemplos abaixo usam o fluxo de compra de imóvel financiado.

Passo a passo

Passo 1 — Abra o processo

Em Vendas › Processos, clique na linha do processo. No topo aparecem o título, o número, o modelo com a versão e o cliente (clique no nome para abrir a ficha).

Logo abaixo ficam a barra de progresso, o Responsável pelo processo, a data de início com o prazo total, e a trilha com todas as etapas: as concluídas com a data, a atual destacada e as próximas numeradas.

Passo 2 — Leia a etapa atual

O quadro Etapa atual diz:

o nome e a situação da etapa (Em andamento ou Aguardando aprovação);
as instruções do que precisa ser feito, escritas no modelo;
o responsável pela etapa e o prazo, que fica vermelho quando vence.

Se a etapa está na fila do seu departamento, ou com outra pessoa e você é gestor, clique em Assumir para trazê-la para você. Com a etapa já nas suas mãos, o botão vira Reatribuir, para passá-la a outra pessoa.

Passo 3 — Resolva os requisitos

A lista de Requisitos mostra o que a etapa exige e quantos já foram atendidos. Cada linha tem a ação que resolve aquele item sem sair da tela:

Anexar — um documento do cliente. Abre o envio de arquivo já no tipo pedido, e o documento vai para a ficha do cliente.
Preencher — um campo do cliente ou do processo.
Confirmar — uma conferência que alguém precisa marcar, como "Comprovantes de renda conferidos".
Ver — o valor que já foi preenchido.

Repare no RG/CPF/CNH do cônjuge: esse requisito só é pedido porque a cliente está cadastrada como casada. Para um comprador solteiro ele aparece apagado, com a indicação de que não se aplica, e não trava a etapa.

Passo 4 — Anexe ou justifique

Alguns documentos podem não existir no caso daquele cliente. Quando o modelo permite, o requisito mostra Anexar e Justificar lado a lado: você envia o arquivo ou escreve por que ele não existe.

No exemplo, a etapa Chaves e transferências pede o protocolo de transferência do condomínio. A casa não fica em condomínio, então o protocolo foi justificado: "Casa fora de condomínio — não há o que transferir." A justificativa fica registrada com o nome de quem escreveu, e pode ser editada ou retirada.

Para trocar um arquivo que já foi enviado, use Trocar no próprio requisito. O original fica guardado e aparece no histórico.

Passo 5 — Conclua e escolha o caminho

Quando todos os obrigatórios estão resolvidos, Concluir etapa libera. Enquanto não, o aviso ao lado do botão diz quantas pendências faltam.

Embaixo do botão, Caminhos a partir daqui mostra para onde o processo pode ir. Um caminho riscado é um caminho cuja condição não foi atendida. No exemplo, o resultado da análise foi registrado como Aprovado, então só o caminho Aprovado está liberado.

Clique em Concluir etapa. A janela mostra o Próximo passo com a condição de cada caminho (✓ quando atende) e um campo de Observação, que fica registrado no histórico daquela etapa.

Clique em Concluir etapa de novo para confirmar. O processo segue para a próxima etapa e as automações configuradas para ela disparam.

Se a etapa exige aprovação, o botão se chama Enviar para aprovação e o processo só segue depois que os aprovadores decidirem. Veja Como aprovar ou reprovar uma etapa.

Passo 6 — Registre e consulte o histórico

As abas embaixo da etapa guardam tudo do processo:

Histórico — cada etapa iniciada e concluída, cada documento, cada conferência e cada aprovação, com a data e quem fez. Escreva um comentário e clique em Comentar para deixar um recado a quem acompanha o processo.
Etapas — as passagens por cada etapa, com início, fim, responsável e quem concluiu.
Documentos e Anexos gerais — os arquivos do processo.
Produtos / serviços — os itens que o processo acompanha.
Campos — os dados próprios do processo. A aba abre mostrando os campos que a etapa atual pede; Mostrar todos traz o resto. Corrija o que precisar e clique em Salvar campos.
Tarefas e Automações — o que as automações criaram e enviaram.

Ações do processo

O botão ⋯, no canto superior direito, reúne as ações que valem para o processo inteiro:

Editar dados — título, responsável, vínculos e produtos.
Mudar a etapa manualmente — leva o processo direto para outra etapa, com motivo. É uma ação de gestor, para corrigir um processo que andou errado.
Cancelar processo — interrompe o processo, com motivo. Ele pode ser reaberto depois.
Excluir processo — só para o processo aberto por engano, que não saiu da primeira etapa e não gerou nada. Quando não é possível, a opção aparece desabilitada com o motivo.

Dúvidas comuns

"O botão Concluir etapa está desabilitado." Falta algum requisito obrigatório. O aviso ao lado do botão diz quantos, e cada um aparece na lista com a ação que o resolve.

"Não aparece o botão para concluir." Veja se a etapa está com você. Quem não é o responsável, nem do departamento da etapa, nem gestor, consegue acompanhar o processo, mas não agir nele. Se a etapa está na fila do seu departamento, clique em Assumir.

"Nenhum caminho está liberado." As condições dos caminhos dependem de dados do cliente ou do processo. Confira o que a janela de conclusão diz em cada caminho e preencha o dado que falta, na aba Campos ou na ficha do cliente.

"Concluí a etapa errada." Um gestor pode usar Mudar a etapa manualmente para devolver o processo à etapa certa, informando o motivo. Tudo fica registrado no histórico.