Como acompanhar os processos em andamento

A tela de Processos tem duas visões da mesma base. Processos é a lista para trabalhar: em que etapa está cada cliente, com quem e se está no prazo. Painel é a leitura de gestão: quanto está atrasado, onde o fluxo trava e quem está com mais etapas.

Os exemplos abaixo usam o fluxo de compra de imóvel financiado.

Passo a passo

Passo 1 — Abra a tela de Processos

Entre no módulo Vendas e, no menu lateral, clique em Processos. A tela abre na visão Processos, mostrando os que estão Em andamento.

Cada linha mostra:

Processo — o número (PRC-000…), o título, o cliente e o modelo. O aviso atrasado aparece quando o prazo da etapa atual ou o prazo total do processo já passou.
Etapa atual — onde o processo está agora. Aguardando aprovação indica uma etapa parada à espera de um gestor.
Com quem — quem é o responsável pela etapa atual. Etapa sem responsável aparece como fila do departamento.
Progresso — quanto do caminho já foi percorrido.
Prazo — quanto falta para a etapa atual vencer, ou há quanto tempo ela venceu, em vermelho.

Clique na linha para abrir o processo.

Passo 2 — Recorte pela situação e pelos atalhos

A faixa de cima separa os processos por situação: Em andamento, Concluídos, Cancelados e Todos. O número ao lado de cada uma é a contagem de verdade, não só da página que está na tela.

Ao lado ficam três atalhos que você liga e desliga com um clique:

Atrasados — só os processos com a etapa ou o prazo total vencido.
Aguardando aprovação — só os que estão parados à espera de um gestor.
Etapas comigo — só os processos cuja etapa atual está com você.

Para achar um processo específico, digite na busca o título, o nome do cliente ou o número (por exemplo, PRC-000123). Ao lado da busca, escolha a ordem: atualizados recentemente, prazo mais próximo, iniciados há mais tempo, mais avançados ou número.

Passo 3 — Use os filtros

Clique em Filtros para recortar por:

Processo — o modelo (útil quando a empresa tem mais de um fluxo).
Responsável pelo processo — quem é o dono do processo inteiro.
Responsável pela etapa atual — quem está com a etapa agora.
Iniciado entre — o período em que o processo foi aberto.

Clique em Aplicar filtros. O recorte vale para a lista, para as contagens e para a planilha exportada.

Passo 4 — Exporte a lista

Clique em Exportar e escolha Excel (.xlsx) ou CSV. A planilha leva o mesmo recorte que está na tela.

Passo 5 — Leia o Painel

Clique em Painel, ao lado de Processos. No topo, escolha o período (7 dias, 30 dias, 90 dias ou 12 meses) e, se quiser, um modelo específico.

Os indicadores:

Em andamento, Atrasados e Aguardando aprovação — a situação de agora.
Documentos pendentes — quantos documentos as etapas atuais ainda estão esperando.
Iniciados e Concluídos — o movimento do período.
Taxa de sucesso — dos processos concluídos, quantos terminaram com sucesso.
Tempo médio até concluir — do início à conclusão.

Clique num indicador para abrir a lista já recortada naqueles processos.

Logo abaixo aparece o Gargalo: a etapa que mais demora no período, em média, e em qual modelo. Mais abaixo vêm as quebras Por processo, Com quem estão as etapas e Por etapa.

Dúvidas comuns

"Um processo sumiu da lista." Confira a situação selecionada no alto: processo concluído ou cancelado não aparece em Em andamento. Use Todos para ver a base inteira. Confira também os filtros ativos logo abaixo da busca.

"Por que não vejo os processos de um colega?" Se o seu acesso é restrito à sua carteira, você vê só os processos em que tem um papel: é o responsável pelo processo, pela etapa atual, participou de uma etapa ou é o responsável pelo cliente.

"A etapa diz 'Fila · Financeiro' em vez de um nome." A etapa foi entregue a um departamento e ninguém a assumiu ainda. Quem é do departamento pode abrir o processo e clicar em Assumir.