Gatilhos: a ficha mudou, o próximo passo acontece sozinho

Tem informação que, quando muda, sempre pede o mesmo passo seguinte. A análise de crédito saiu aprovada: o status do cliente tem de acompanhar e alguém precisa agendar a assinatura. O estado civil mudou para casado: falta o documento do cônjuge.

O gatilho é essa regra escrita uma vez: quando um dado adicional mudar de um certo jeito, então estas ações rodam, na ordem, e cada uma fica registrada no histórico.

Passo a passo

Passo 1 — Abra os Gatilhos

Entre no módulo Config. No menu lateral, abra Cadastros e, no grupo Dados Customizados, clique em Gatilhos, logo abaixo de Dados Adicionais.

Cada gatilho da lista mostra o nome, a condição ("Quando Resultado da análise de crédito mudar para 'Aprovada'"), uma linha por ação, o selo Cliente ou Contato e quantas ações ele tem. À direita ficam três botões: o lápis, para Editar; o relógio, para o Histórico; e o ⋯, com Aplicar ao que já existe, Desativar e Excluir.

A busca procura pelo nome do gatilho. As abas separam os Ativos, os Inativos e Todos.

Passo 2 — Dê um nome e diga quando ele dispara

Clique em Novo gatilho. No campo Nome do gatilho, escreva o que a regra faz, como "Crédito aprovado": é esse nome que aparece na lista, no histórico e na ficha do cliente.

O bloco Quando define o dado que o gatilho vigia, em três escolhas:

1. Cliente ou Contato — de que ficha é o campo. A lista de campos muda junto: são os dados adicionais criados na aba Clientes ou na aba Contatos de Dados Adicionais. Na demonstração, Cliente traz Estado civil, Renda familiar bruta e Resultado da análise de crédito, entre outros; Contato traz Tipo de imóvel, Faixa de preço e Prazo para mudança.
2. A condição — mudar para um valor, for preenchido, ficar vazio ou for alterado.
3. O valor — só aparece em mudar para. Em campo de lista, você escolhe entre as opções do próprio campo; em campo de texto ou número, escreve o valor exato; em campo de data, digita no formato dd/mm/aaaa.

Embaixo, a tela avisa: só dispara na mudança. Salvar a ficha de novo com o mesmo valor não repete as ações.

Passo 3 — Diga o que acontece

No bloco Então, clique em Adicionar ação e escolha o tipo no seletor da ação.

As ações rodam na ordem da lista, e a tela avisa que, se uma falhar, as outras seguem. As setas mudam a ação de lugar e a lixeira a tira da regra.

Nos textos (título da tarefa, aviso e mensagem), use as variáveis que a tela lista embaixo do bloco: {{nome}} (o nome do cliente ou do contato), {{campo}} (o nome do campo que mudou), {{valor}} (o valor novo), {{valor_anterior}} (o de antes) e {{gatilho}} (o nome deste gatilho). No exemplo, a tarefa se chama "Agendar a assinatura com {{nome}}".

Duas ações trazem um aviso próprio:

• Enviar mensagem no WhatsApp sai pelo número da conversa do cliente, como uma mensagem do Atendimento. Respeita o descadastro e a janela de 24 horas do WhatsApp oficial: fora dela, a mensagem não é enviada, e o histórico do gatilho diz por quê.
• Exigir um documento do cliente soma o documento aos Documentos Esperados do status do cliente, só para aquele cliente.

Passo 4 — Deixe ligado e crie

No fim do formulário fica Gatilho ativo. Desligado, a regra fica guardada e não dispara: é o jeito de pausar sem perder o que foi montado.

Clique em Criar gatilho. Na edição, o botão é Salvar. Cancelar fecha sem gravar.

Passo 5 — Confira o que o gatilho fez

Na lista, clique no relógio do gatilho para abrir o Histórico.

Cada execução mostra o cliente ou o contato, a data e a hora, o valor de antes e o de depois ("Em análise → Aprovada"; um traço quando o campo estava vazio) e uma linha por ação, com o que ela fez: "Status do cliente alterado para 'Crédito aprovado'", "Tarefa '…' criada", "1 pessoa(s) avisada(s)". No histórico do gatilho do cônjuge, as execuções trazem também o selo Retroativo.

O documento exigido aparece na aba Documentos da ficha do cliente, com o nome do gatilho que o pediu:

Ao lado de Enviar, só o documento que veio do gatilho tem um ✕, com a dica "Dispensar esta exigência deste cliente".

Resultado

O passo que sempre segue uma mudança na ficha deixa de depender de alguém lembrar dele: o status acompanha, a tarefa nasce com prazo e responsável, a equipe é avisada e o documento entra na lista do cliente, e o histórico mostra cada vez que isso aconteceu.

Dúvidas comuns

"Salvei a ficha de novo e o gatilho não rodou." Ele só dispara quando o valor muda. Salvar com o mesmo valor que já estava não repete as ações.

"O campo que eu quero vigiar não aparece na lista." O gatilho vigia dados adicionais, e a lista depende do lado escolhido: Cliente mostra os campos da aba Clientes de Dados Adicionais, e Contato, os da aba Contatos. Crie o campo lá primeiro.

"Posso exigir documento num gatilho de Contato?" Pode, e a tela avisa a condição: em gatilho de Contato, a exigência vale quando o contato já virou cliente.

"A mensagem de WhatsApp não chegou." Ela respeita o descadastro do contato e a janela de 24 horas do WhatsApp oficial. Fora dela, a mensagem não é enviada, e o motivo aparece no Histórico do gatilho.

"Quero pausar uma regra sem apagá-la." Desligue Gatilho ativo na edição: a regra fica guardada e não dispara. A lista separa os gatilhos nas abas Ativos e Inativos.

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