Documentos do cliente: o que a empresa pede e o que exige de cada um

Duas telas trabalham juntas. Documentos é o catálogo: tudo o que a sua empresa sabe pedir a um cliente. Documentos Esperados diz o que é exigido de fato, e de quem. Com as duas prontas, a ficha de cada cliente mostra o que já chegou e o que ainda falta.

Passo a passo

Passo 1 — Abra o catálogo de documentos

Entre no módulo Config. No menu lateral, abra Cadastros e, dentro de Clientes, clique em Documentos.

Cada linha mostra o nome do documento, o identificador interno em cinza e a descrição. Quando o documento tem número, o nome desse campo aparece em destaque: CPF, Registro, Matrícula. O selo Padrão marca os documentos que já vêm com o Prospectou.

A busca procura pelo nome ou pela descrição, e os botões Ativos, Inativos e Todos filtram a lista.

Passo 2 — Cadastre um documento

Clique em Novo Documento.

Título — o nome do documento.
Descrição — para que ele serve. Escreva pensando no cliente: a própria janela avisa que é ele quem lê esse texto ao enviar o documento.
Este documento tem um número — marque quando vale guardar o número, como no título de eleitor ou numa matrícula. O campo passa a aparecer no envio, mas continua opcional: quem só tem a foto do documento consegue enviar mesmo assim.
Nome do campo — como esse número se chama. Em branco, o campo se chama Número.

Confira e clique em Criar documento. Como a janela avisa no topo, o documento passa a aparecer no seletor da aba Documentos do cliente e na lista de Documentos Esperados.

Para renomear, use o lápis da linha. Renomear não altera os documentos já enviados, e o identificador interno continua o mesmo. No menu ⋮ fica Inativar e, nos documentos sem o selo Padrão, também Excluir. Documento inativado não recebe envio novo, mas o que já veio continua na ficha do cliente.

Passo 3 — Diga o que é exigido

No menu lateral, clique em Documentos Esperados.

No alto ficam as listas. Padrão vale para todo cliente cujo status não tem lista própria, e cada status com lista própria ganha o seu botão. No exemplo há a lista do status Ativo. O número ao lado de cada uma é quantos documentos ela tem.

Para montar uma lista, escolha em Adicionar documento um documento do catálogo e clique em Adicionar. O seletor mostra só o que foi cadastrado no passo 2.

O que conta é o interruptor Obrigatório de cada linha: os documentos obrigatórios entram na conta de "documentação completa" da ficha do cliente e da página que o cliente abre pelo link. O rodapé da lista diz quantos obrigatórios ela tem.

Enquanto a lista Padrão estiver vazia, todo cliente sem lista própria aparece com a documentação em dia, porque nada foi pedido.

Passo 4 — Crie uma lista para um status, se precisar

Um cliente em implantação pode precisar de documentos diferentes dos de um cliente ativo. Clique em Lista por status.

Escolha o status e clique em Criar. O seletor mostra só os status que ainda não têm lista própria. Com Começar com uma cópia da lista padrão ligado, a lista nova já nasce com os documentos da padrão, e você acrescenta ou remove o que quiser depois.

A lista do status substitui a padrão para quem está nele: o que não estiver nela não é cobrado desses clientes.

Passo 5 — Veja a situação na ficha do cliente

Entre em Vendas › Clientes, abra um cliente e clique na aba Documentos. O nome da aba já diz quantos obrigatórios chegaram: no exemplo, Documentos (0/2).

O quadro do topo diz se a documentação está pendente, quantos obrigatórios foram enviados e qual lista vale para aquele cliente, como Exigidos para clientes em Ativo. Embaixo, cada documento obrigatório aparece com a situação, o número informado e os arquivos enviados, e o botão Enviar fica na própria linha.

Resultado

A empresa diz uma vez o que exige, de todos ou de cada status, e a ficha de cada cliente mostra o que está pendente, sem planilha paralela.

Dúvidas comuns

"O documento que eu quero não aparece em Adicionar documento." Ele precisa existir no catálogo, em Config › Cadastros › Documentos. Cadastre-o lá primeiro, como no passo 2.

"Um cliente aparece com a documentação em dia, mas não mandou nada." Nada é exigido dele: a lista que vale para o status dele está vazia, ou nenhum documento dela está com Obrigatório ligado.

"Inativei um documento. O que acontece com o que o cliente já mandou?" Continua na ficha. O documento inativado só deixa de receber envio novo.

"Posso renomear um documento que já foi usado?" Pode. Renomear não altera os documentos já enviados, e o identificador interno continua o mesmo.