Processos: o pós-venda da sua empresa conduzido etapa por etapa

Compra de imóvel, financiamento, matrícula, implantação de cliente, tratamento em várias sessões: todo pós-venda tem etapas, responsáveis, documentos e prazos. Até agora isso vivia em planilha, grupo de WhatsApp e na memória de alguém.

Com Processos, a plataforma conduz esse caminho: cada cliente numa etapa, com quem, até quando e o que falta para andar — e as mensagens de acompanhamento saem sozinhas.

Como funciona

O modelo é o desenho do fluxo, feito uma vez por um gestor em Configurações › Cadastros › Processos.
O processo é cada cliente percorrendo esse modelo, em Vendas › Processos ou na aba Processos da ficha do cliente.

1. Desenhe o modelo

Na aba Fluxo, monte as etapas no desenho — arrastando de uma etapa para outra você cria o caminho — ou pela lista, mais prática no celular. Cada etapa tem:

Geral — nome, tipo (cadastro, documentação, análise, aprovação, assinatura, pagamento, entrega), responsável (o dono do processo, uma pessoa ou um departamento) e prazo. A etapa pode ser opcional.
Requisitos — o que precisa estar pronto para ela andar: um campo do cliente ou do processo preenchido, um documento do cliente anexado, uma confirmação manual, um contrato, uma parcela paga ou as tarefas concluídas.
Aprovação — quem aprova (pessoas específicas, um departamento ou os gestores), quantas aprovações são necessárias e para qual etapa a reprovação devolve, com o motivo escrito.
Automações e Relatório — o que acontece nesta etapa e o que dela entra no relatório.

Os caminhos podem ter condições sobre os dados do cliente ou do processo — por exemplo, "valor financiado maior que R$ 300.000,00 vai para Análise de crédito; senão, direto para Assinatura".

Nas outras abas do modelo ficam os Campos que o processo coleta (texto, número, data, lista, anexos e valores em dinheiro, já com R$), as Automações do processo inteiro, o Relatório e as Versões.

Salvar guarda o rascunho; Publicar cria uma versão nova. Quem já está no meio do caminho continua na versão em que começou — mexer no modelo nunca bagunça um processo em andamento.

2. Automatize o que hoje é cobrado de cabeça

Quando: processo iniciado, concluído, cancelado ou atrasado; etapa iniciada, concluída ou atrasada; requisito pendente; documento recebido; aprovação solicitada, realizada ou reprovada; e o lembrete recorrente.
Para o cliente: WhatsApp (modelo aprovado ou mensagem livre) e e-mail.
Para a equipe: notificação interna e tarefa — para o responsável pela etapa ou pelo processo, os aprovadores, o responsável pelo cliente ou uma pessoa específica.
No cadastro: atualizar um campo do cliente ou do processo, mudar o status do cliente, iniciar outro processo ou disparar uma automação do chatbot.

Cada ação pode esperar um tempo antes de sair, e tudo fica registrado na aba Automações do processo: o que saiu, o que está agendado e o que não foi enviado, com o motivo.

Exemplo: na etapa Documentação, um lembrete recorrente manda WhatsApp ao cliente a cada 3 dias enquanto a etapa estiver aberta — e para sozinho quando ela é concluída.

3. Inicie e conduza

Inicie pela lista ou pela ficha do cliente: escolha o modelo, o cliente, os produtos ou serviços que ele busca (quantos quiser — o primeiro é o principal), o contrato e o negócio, se houver.
A tela do processo mostra a trilha de etapas e a etapa atual: responsável, prazo e o que falta. Cada requisito pendente tem o atalho que resolve — anexar o documento, preencher o campo, confirmar.
Concluir leva à próxima etapa; quando há mais de um caminho liberado, você escolhe. Também dá para devolver, pular uma etapa opcional, reatribuir, comentar, cancelar com motivo e reabrir.
Clicou numa etapa já percorrida? A tela volta a ela para mostrar como foi preenchida, com um botão para retornar à etapa atual.
Abas: Histórico (tudo o que aconteceu e quem fez), Etapas, Documentos, Produtos / serviços (com miniatura e a ficha completa de cada produto), Campos, Tarefas e Automações.
Relatório na tela e em PDF, com as seções que o modelo definiu.

4. Enxergue a operação inteira

Em Vendas › Processos:

Lista com busca, situação, atalhos para Atrasados, Aguardando aprovação e Etapas comigo, filtros por processo, responsável e período — e exportação para Excel ou CSV.
Painel com os indicadores do período (clique num deles para abrir a lista já filtrada), o gargalo — a etapa onde os processos mais ficam parados — e a divisão por processo, responsável e etapa.

Exemplo completo: compra de imóvel

Cadastro — requisitos: CPF e renda do cliente preenchidos.
Documentação — requisitos: RG, comprovante de residência e comprovante de renda anexados. O cliente pode enviar pelo link do cadastro, e o processo fica sabendo na hora. Lembrete ao cliente a cada 3 dias.
Análise de crédito — duas aprovações dos gestores; reprovou, volta para Documentação com o motivo.
Assinatura — requisito: contrato ativo. Ao iniciar, WhatsApp ao cliente avisando o próximo passo.
Entrega das chaves — ao concluir, uma tarefa de pós-venda é criada para o corretor responsável.

Quem pode o quê

Criar e publicar modelos: gestores (administradores e o perfil Gerencial).
Agir numa etapa: o responsável por ela, quem é do departamento dela, o dono do processo ou um gestor.
Quem tem a carteira restrita vê só os processos em que tem algum papel.
Um gestor pode excluir um processo que ainda não andou e não gerou nada — mensagem, tarefa ou arquivo. Depois disso ele é cancelado, e o histórico fica.